퇴직증명서와 이직확인서는 근로자 퇴직 시 서류 발급 의무!!

퇴직증명서와 이직확인서… 직원이 퇴직할 때 퇴직금만 챙겨주면 다 끝나는 줄 알아셨나요?
저도 분식집을 운영하다 처음 직원분이 퇴직할 때 그랬습니다. 그런데 퇴직한 지 얼마 지나지 않아 연락이 왔습니다.

“사장님, 실업급여 신청하려는데 이직확인서를 발급해 주셔야 해요.” 그때 처음 알았습니다.
퇴직금 외에도 사업주가 발급해 줘야 하는 서류가 따로 있다는 것을요.

더 놀란 건 발급을 거부하거나 늦게 주면 과태료가 부과될 수 있다는 사실이었습니다. 이 글에서는 직원이 퇴직할 때 사업주가 반드시 알아야 할 퇴직증명서와 이직확인서 발급 의무를 5가지로 정리했습니다.
근로자 입장에서 발급 요청하는 방법도 함께 담았습니다.

퇴직 서류 관련 법령은 국가법령정보센터에서 근로기준법 제39조와 고용보험법 제84조를 직접 확인할
수 있습니다.

퇴직증명서와 이직확인서 — 무엇이 다른가요?

두 서류 모두 퇴직할 때 필요하지만 목적과 발급 주체가 다릅니다. 먼저 차이를 명확히 알아두세요.

구분	퇴직증명서	이직확인서
법적 근거	근로기준법 제39조	고용보험법 제84조
목적	재직·퇴직 사실 증명 (취업·금융 등 범용)	실업급여 수급 자격 확인용
요청 주체	근로자가 사업주에게 청구	근로자 요청 또는 사업주 의무 신고
발급 기한	청구 즉시 (거부 불가)	퇴직 후 10일 이내
제출처	취업처·금융기관·관공서 등	고용센터 (실업급여 신청 시)

퇴직증명서와 이직확인서 서류에 관해 쉽게 요약하자면 이렇습니다. 
퇴직증명서는 “이 사람이 우리 회사에서 일하다 그만뒀다”는 사실을 증명하는 서류이고, 이직확인서는
“이 사람이 실업급여를 받을 자격이 있는지”를 확인해 주는 서류입니다.
둘 다 사업주가 발급해야 할 의무가 있습니다.

퇴직증명서와 이직확인서 발급 의무 5가지

1. 퇴직증명서 — 청구 즉시 발급해야 합니다

근로기준법 제39조는 이렇게 규정합니다.
“사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한
증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.”

쉽게 요약하자면, 전 직원이 퇴직 후 언제든 요청하면 즉시 줘야 합니다.
“바쁘니 나중에”, “그런 서류 안 줘도 된다”는 말은 법 위반입니다.
재직 중에도, 퇴직 후에도 청구 시점을 막론하고 발급 의무가 있습니다.

기재 내용은 근로자가 원하는 항목을 선택할 수 있습니다. 재직기간·업무 내용·직위·임금 중 필요한 것만
기재해 달라고 요청할 수 있고, 사업주는 그대로 따라야 합니다.

2. 퇴직 사유를 사실대로 기재해야 합니다

이직확인서에서 가장 중요한 항목이 퇴직 사유입니다.
실업급여 수급 여부가 이 사유에 따라 결정되기 때문입니다.

퇴직 사유	실업급여 수급 가능 여부
권고사직 (사업주 권유로 자진 퇴사)	✅ 수급 가능
계약 만료	✅ 수급 가능
사업장 폐업·도산	✅ 수급 가능
임금 체불·근로조건 저하로 인한 자진퇴사	✅ 수급 가능 (정당한 이직 사유 해당 시)
개인 사정으로 자진퇴사	❌ 원칙적으로 수급 불가

⚠️ 퇴직 사유를 허위로 기재하면 사업주도 처벌을 받을 수 있습니다.
실제 사유와 다르게 써달라는 요청이 오더라도 반드시 사실대로 기재해야 합니다.

3. 거부하거나 지연하면 과태료가 부과됩니다

발급 의무를 어기면 아래와 같이 과태료가 부과됩니다.

위반 행위	과태료	근거
퇴직증명서 발급 거부·지연	500만원 이하	근로기준법 제116조
퇴직증명서 허위 기재	500만원 이하	근로기준법 제116조
이직확인서 미제출·허위 기재	300만원 이하	고용보험법 제118조

💡 “요청한 적 없는데요”라고 발뺌하기 어렵습니다. 근로자가 문자·카카오톡으로 발급을 요청한 기록이
있으면 증거가 됩니다. 발급 요청을 받으면 즉시 처리하는 것이 최선입니다.

4. 재직 중 발급 요청도 거부할 수 없습니다

퇴직증명서는 퇴직 후에만 발급하는 서류라고 오해하시는 분이 많습니다. 하지만 근로기준법 제39조는 “퇴직한 후라도”라고 명시하고 있어 퇴직 전·후 모두 청구 가능합니다. 또한 재직 중에도 재직증명서 발급을 요청하면 거부할 수 없습니다 (재직증명서는 별도 서류이지만 같은 의무가 적용됩니다).

5. 이직확인서 : 퇴직 후 10일 이내 신고해야 합니다

고용보험법 제84조는 사업주가 피보험자(직원)가 이직(퇴직)하면 그 사실을 고용노동부에 신고해야 한다고 규정합니다. 실무적으로는 이직확인서를 작성해 고용센터에 제출하는 방식으로 이뤄집니다.

이는 직원이 퇴직하면 사업주가 먼저 “이 사람이 퇴직했고, 퇴직 사유는 이렇습니다”라고
나라에 알려야 합니다. 그래야 전 직원이 실업급여를 신청할 수 있습니다.
사업주가 신고를 안 하면 직원이 실업급여를 못 받게 되는 상황이 생깁니다.

구분	내용
신고 기한	퇴직일로부터 10일 이내
신고 방법	고용보험 피보험자격 상실신고 + 이직확인서 동시 제출
온라인 신고	고용보험 홈페이지(ei.go.kr) → 사업장 로그인 → 이직확인서 제출
방문 신고	사업장 관할 고용센터 방문 제출

온라인으로 이직확인서 발급하는 방법

고용노동부가 운영하는 고용보험 시스템에서 온라인으로 처리할 수 있어 방문 없이도 간편하게 신고할
수 있습니다.

1. 고용보험 홈페이지(ei.go.kr) 접속 → 사업장 로그인
2. [피보험자격 관리] → [피보험자격 상실신고] 클릭
3. 퇴직 직원 정보 입력 (이름·주민번호·퇴직일·퇴직 사유)
4. 이직확인서 작성 후 제출
5. 처리 완료 후 직원이 고용센터에서 실업급여 신청 가능

💡 4대보험 통합 징수 포털(EDI)을 이용 중이라면 같은 시스템에서 자격 상실 신고와 이직확인서를
동시에 처리할 수 있습니다.

퇴직 시 서류 발급 체크리스트 (사업주용)

직원이 퇴사 후 아래 항목을 확인하셔 퇴직 처리를 하셔야합니다.

항목	기한	확인
고용보험 피보험자격 상실신고	퇴직일로부터 10일 이내	☐
이직확인서 제출 (고용센터 또는 온라인)	퇴직일로부터 10일 이내	☐
퇴직증명서 발급 (근로자 청구 시 즉시)	청구 즉시	☐
퇴직 사유 사실대로 기재 확인	발급 전	☐
마지막 급여·퇴직금 정산	퇴직일로부터 14일 이내	☐
건강보험·국민연금 자격 상실 신고	퇴직일로부터 14일 이내	☐
발급 요청 문자·이메일 기록 보관	보관	☐

자주 묻는 질문 (FAQ)

📌 면책 조항 이 글은 일반적인 법률 정보를 제공하며, 개인의 구체적인 상황에 따라 다를 수 있습니다. 중요한 법적 판단은 전문 변호사와 상담하시기 바랍니다.

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